Untitled Document
23 MAY 2017 ( SELASA )
No. Pendaftaran GST MPS : 001899479040
Aduan Awam : 089-211666


PRESIDEN
TARIKH KEMASKINI :
23 May 2017
WEBMASTER :
abu haji lele
Untitled Document

CARTA ORGANISASI




OBJEKTIF BAHAGIAN

  • Memastikan kerja-kerja Pentadbiran Am dijalankan dengan lancar.
  • Memastikan sistem fail dan rekod diselenggara dengan baik dan teratur.
  • Memastikan hal-hal perkhidmatan anggota Majlis diproses dengan teratur.
  • Memastikan hal-hal kebajikan pekerja/ kakitangan Majlis dapat diatasi.
  • Memastikan kemudahan-kemudahan rekreasi diselenggara dengan teratur.
  • Memastikan urusan-urusan latihan/ kursus kakitangan/ pekerja diproses dengan teratur.
  • Memastikan aktiviti-aktiviti antara Bahagian/ Unit Majlis dan Jabatan-Jabatan Kerajaan di Sandakan dapat dijalankan dengan lancar.

PIAGAM PELANGGAN PENTADBIRAN

KOMITMEN KAMI :

  • Mengedarkan fail-fail mengikut keutamaan tindakan berdasarkan penilaian Kerani Tingkatan Kanan setelah surat-surat/ dokumen-dokumen berkenaan dimasukkan ke dalam fail.
  • Menghantar fail-fail dalam tempoh satu(1) hari bekerja kepada pegawai untuk tindakan.
  • Mempastikan stok alat-alat tulis kegunaan Majlis sentiasa mencukupi tertakluk kepada bekalan yang diberikan oleh pembekal.
  • Menghantar dokumen-dokumen akan dibuat seperti berikut:
    i) Agenda Mesyuarat Majlis
    - Tempoh masa dua hari bekerja selepas penerimaan.
    ii) Minit-minit mesyuarat
    - Tempoh masa dua hari bekerja selepas penerimaan.
    iii) Surat-surat
    - Tempoh masa sehari bekerja selepas penerimaan.
    iv) Kad-kad jemputan
    - 50 kad sehari bekerja selepas penerimaan tertakluk kepada adanya kenderaan dan keadaan lalu lintas.
    v) Majlis Penuh
    - Tempoh masa dua hari bekerja selepas penerimaan.
  • Menyediakan jadual kehadiran mesyuarat Ahli-Ahli Majlis bagi maksud pembayaran elaun-elaun untuk Ahli-Ahli Majlis dua bulan sekali dan mengemukakan kepada bendhari untuk pembayaran.
  • Menyediakan jadual kehadiran mesyuarat dan Dewan Persidangan dengan alat-alat yang diperlukan dengan syarat makluman diberikan terlebih dahulu.
  • Memproses permohonan cuti para pekerja dan kakitangan seperti berikut:-
    i) Cuti rehat biasa
    - Setengah hari selepas borang cuti diterima tertakluk kepada borang cuti hendaklah dikemukakan dua minggu sebelum bercuti.
    ii) Cuti kecemasan
    - Serta merta.
  • Menyelaras acara-acara rasmi sejauh yang terlibat tertakluk kepada masa yang diberikan mencukupi, kerjasama dari pihak yang terlibat dan kemudahan yang sedia ada.
  • Pembersihan bangunan Pentradbiran utama dan pejabat Majlis di bangunan Pejabat Daerah lama seperti berikut:-
  • Menyapu lantai pejabat termasuk serambi luar di dalam pejabat dan membersihkan habuk di perabot, membuang sampah, menyiram bunga dan mencuci kelengkapan tandas pada tiap-tiap hari bekerja.
  • Pemulihan Perkhidmatan
    i) Mengelap (mop) lantai/ membersihkan (vacuum) permaidani dan mencuci jubin dinding tandas pada sekali(1) dalam seminggu.
    ii) Mencuci cermin tingkap sebelah luar, tirai(sun blind),menyapu serambi luar pada sekali(1) dalam sebulan.
    - Sekiranya kerani tingkatan kanan bercuti pegawai kerani terkanan yang lain akan menggantikannya.
    - Sekiranya fail tersebut tidak dapat dihantarkan dalam tempoh masa yang dinyatakan maka pegawai yang meminta akan dimaklumkan.
    - Sekiranya bekalan alat-alat tulis tidak dapat diberikan maka makluman akan diberikan dengan segera.
    - Makluman melalui telefon akan diberikan sekiranya agenda tidak dapat diberikan dalam tempoh yang dijanjikan.
    - Maklumkan melalui telefon akan diberikan sekiranya agenda mesyuarat dan kad jemputan tidak dapat diberikan dalam tempoh yang dijanjikan.
    - Sekiranya alat-alat yang diperlukan tidak dapat disediakan maka makluman akan diberikan dengan segera.

PIAGAM PELANGGAN UNIT PERSONEL

KAMI BERJANJI :

  • Memproses pengesahan dalam jawatan bagi kakitangan Majlis dalam tempoh seminggu (hari bekerja) selepas keputusan mesyuarat diperolehi.
  • Memproses pelantikan baru/kenaikan pangkat dalam tempoh seminggu (7) hari bekerja selepas kelulusan diterima daripada Kementerian Kerajaan Tempatan & Perumahan Negeri Sabah.
  • Memproses pelantikan memangku jawatan/menanggung kerja pegawai/ kakitangan Majlis akan disediakan dalam tempoh seminggu (7) hari bekerja selepas kelulusan diterima daripada Kementerian Kerajaan Tempatan & Perumahan Negeri Sabah.
  • Memproses surat jawapan/ penerimaan peletakan jawatan kepada kakitangan/ pekerja Majlis yang meletakkan jawatan dalam tempoh tiga (3) hari bekerja dari tarikh notis peletakan jawatan diterima.
  • Memproses pergerakan gaji tahunan kakitangan/ pekerja Majlis dalam tempoh seminggu (7) hari bekerja selepas keputusan diterima daripada urus setia.
  • Memproses permohonan pinjaman perumahan dan kopeks pegawai/ kakitangan Majlis yang telah lengkap dan teratur dengan dokumen yang diperlukan dalam tempoh seminggu (7) hari dari tarikh permohonan diterima.
  • Memasukkan maklumat-maklumat anggota kakitangan/ pekerja ke dalam buku perkhidmatan dan sistem maklumat komputer (SM2) dalam tempoh tiga (3) hari selepas maklumat/ fail diterima.
  • Mengeluarkan notis penamatan perkhidmatan setahun sebelum kakitangan/ pekerja berkenaan bersara dalam tempoh masa tiga (3) hari bekerja.
  • Menyediakan permohonan pemberian taraf pekerja berpencen bagi kakitangan/ pekerja yang layak dan yang telah lengkap dan teratur dengan dokumen yang diperlukan dalam tempoh tujuh (7) hari masa bekerja.
  • Menyediakan dokumen persaraan bagi kakitangan/pekerja yang layak enam (6) bulan sebelum mereka mencapai umur 55, 56, 58 dan 60 tahun dalam tempoh empatbelas (14) hari masa bekerja.
    Dokumen lengkap yang diperlukan daripada kakitangan/ pekerja diperolehi seminggu sebelum permohonan kerja-kerja pemprosesan dilakukan.
  • Menyediakan permohonan mendapatkan nombor pencen ahli dari Jabatan Akauntan Negara di Kuala Lumpur apabila seseorang kakitangan/ pekerja itu telah diberikan taraf berpencen dalam tempoh tiga(3) hari masa bekerja.
  • Mendaftar ahli kumpulan wang simpanan pekerja bagi kakitangan/ pekerja baru dalam tempoh masa tiga (3) hari masa bekerja.
  • Mengambil tindakan terhadap aduan kakitangan/ pekerja mengenai masalah-masalah pencen dalam tempoh empatbelas (14) hari masa bekerja.

FUNGSI UTAMA BAHAGIAN PENTADBIRAN

A. PENTADBIRAN AM

AKTIVITI

  1. Urusan surat menyurat am
  2. Urusan penghantaran/ pengiriman surat.
  3. Urusan membuat keratan bagi setiap minit mesyuarat Majlis.
  4. Urusan mengemaskini notis papan kenyataan Majlis.
  5. Urusan kebersihan pejabat.
  6. Menguruskan tempahan bilik mesyuarat.
    i. Dewan Persidangan
    ii. Bilik Mesyuarat Selingan
    iii. Bilik Mesyuarat Bakungan
    iv. Bilik Mesyuara Gulisan
    v. Bilik Mesyuarat Warisan
  7. Menguruskan pembelian peralatan alat tulis dan peralatan pejabat.
  8. Menguruskan pembaharuan lesen memandu bagi pemandu-pemandu Majlis.
  9. Menguruskan permohonan petak letak kereta sekitar bangunan Majlis.
  10. Menguruskan penyelarasan calon peperiksaan perkhidmatan awam.
  11. Menguruskan pelantikan Ahli Majlis dan upacara angkat sumpah.
  12. Menguruskan bekalan buku Undang-Undang dan Pakaian Seragam kepada Ahli Majlis, Anggota Penguatkuasa dan Kakitangan Majlis.
  13. Menguruskan pengeluaran surat-surat pekeliling.

B. SISTEM FAIL DAN REKOD

AKTIVITI

  1. Menyelaraskan sistem fail housekeeping.
  2. Menguruskan pengemaskinian fail-fail peribadi.
  3. Menguruskan pengeluaran dan pengembalian fail-fail terbuka.
  4. Menguruskan pengasingan dan penilaian fail-fail tutup.

C. KEBAJIKAN

AKTIVITI

  1. Urusan pemprosesan peruntukan rumah kongsi pekerja Majlis.
  2. Urusan pemprosesan insuran Pegawai/ Ahli Majlis/ Kakitangan Majlis.
  3. Urusan pemprosesan insuran harta benda Majlis.
  4. Urusan mengeluarkan surat pengesahan anggota kepada pihak Jabatan Perubatan.
  5. Urusan permohonan tiket kapal terbang kepada ahli keluarga pesakit.
  6. Urusan bantuan mengurus jenazah(menyediakan surat sahaja).

D. PENGAMBILAN/ PERLANTIKAN KAKITANGAN

AKTIVITI

  1. Menguruskan pengambilan kakitangan tetap/ kontrak dan sambilan
  2. Pendaftaran KWSP
  3. Memproses Peperiksaan Perkhidmatan
  4. Memproses Pengesahan jawatan
  5. Mengurus dan menempatkan Pelatih untuk latihan praktikal

E. PERJAWATAN

AKTIVITI

  1. Menyediakan senarai perjawatan kakitangan.
  2. Menyenggara proses perletakan jawatan tetap/kontrak/sambilan
  3. Pembuangan/ Penamatan Kerja Tetap/Kontrak/Sambilan
  4. Pembaharuan Perkhidmatan Kontrak/ Sambilan
  5. Menyemak kelulusan perjawatan
  6. Menyelaras Maklumat dan pergerakan kakitangan dalam carta organisasi
  7. Pelarasan Skim Kakitangan
  8. Pertukaran kakitangan

F. TATATERTIB/SULIT

AKTIVITI

  1. Menyediakan kertas berkaitan dengan tindakan tatatertib
  2. Menguruskan Program Anugerah Khidmat Cemerlang
  3. Menguruskan Pengurniaan Pingat/ Bintang/ Darjah Kebesaran Negeri/ Persekutuan kepada Kakitangan
  4. Menguruskan Pelantikan Ahli Majlis

G. PINJAMAN DAN CUTI

AKTIVITI

  1. Menguruskan Permohonan Pinjaman Perumahan
  2. Menguruskan permohonan cuti kakitangan
  3. Menguruskan program lawatan sambil belajar

H. MAKLUMAT KAKITANGAN

AKTIVITI

  1. Pengurusan laporan penilaian prestasi kakitangan
  2. Pengurusan maklumat jabatan

I. PENCETAKAN AGENDA DAN MINIT MESYUARAT

AKTIVITI

  1. Mencetak agenda dan minit mesyuarat majlis.
  2. Penghantaran agenda dan minit mesyuarat

J. KURSUS

AKTIVITI

  1. Menguruskan kursus-kursus dalaman dan luaran yang disertai oleh kakitangan Majlis.
  2. Menguruskan kakitangan untuk menyertai kursus Induksi Umum.
  3. Menguruskan penyelarasan dan pengendalian Kursus Induksi Khusus.
  4. Menguruskan penyelarasan calon kursus JPSM/ INSAN.
 
Untitled Document
PERKHIDMATAN ONLINE







JADUAL PERKHIDMATAN







Untitled Document
Penafian | Dasar Privasi | Dasar Keselamatan | Soalan Lazim | Carian | Peta Laman |
© Hakcipta Terpelihara 2008
MAJLIS PERBANDARAN SANDAKAN
Peti Surat 221, 90702 Sandakan | Tel : 089-275400 | Fax : 089-272112